第2回 サーバー設定ツール「Chef」 (2/3)

2014/10/30 AWS, 技術系 投稿者:佐藤

フレームワーク「Chef」の基本

2回目となる今回はChefのインストールと使い方がメインとなります。以下の順番で説明いたします。

——————————
・用語解説
・Chefのインストール
・Chefの使い方
——————————

用語解説

Chefはその名の通り「料理人」という言葉が由来になっており、その構成要素も料理をモチーフにして命名されています。

そのため、イメージしやすいと紹介されることもありますが、実際は独特の用語が多く、使われる用語の全てを理解するのは容易ではありません。

Chefを使うのに、最低限必要な用語をまとめましたので確認してください。

リポジトリ

Chef の実行に必要な一連のファイルをまとめる入れ物

クックブック

特定のレシピに必要なデータやファイルをまとめるもの。

レシピ

クックブックの中で実際に実行されるものでRubyで記述するパッケージやサーバの設定などを記載していきます。

リポジトリ > クックブック > レシピ という階層です。

Chefで何かをしようとしたらまずリポジトリを作り、次に例えば apache を入れたかったらapache のクックブックを作り、そのための設定をレシピに書くというイメージです。

knife

knife は Chef に含まれるツールでクックブックなどを作ることができます。

Chef-Solo

Chef-Solo は自分自身に対してクックブックを実行することができます。そのため、Chef-Solo はログインしたサーバー内での実行を前提としています。

Chefのインストール

それではインストールの説明に入ります。
まず公式サイトより、インストーラを入手します。下記のサイトにアクセスしてください。

インストーラのダウンロード

https://www.getchef.com/download-chef-client/

CentOS6 64bit環境であれば、
・Enterprise Linux
・6
・x86_64
と選択し、

最後に Chef のバージョンを選択してダウンロードし、
/usr/local/src/ 以下に配置します。

chef_down

Chef-Soloのインストール

Red Hat Enterprise Linux6、x86_64構成でのrpmは下記の通りです。
自分のサーバー構成に合ったrpmはchef公式パッケージダウンロードページから選んでください。

Chef-Soloがインストールされていることを確認しましょう。

Chef用のユーザー追加

続いてChef用のユーザを作成します(必須ではありません)

なお、chefuser01のホームディレクトリ(/home/chefuser01)が今回のリポジトリにあたります。
リポジトリといってもただのディレクトリなので、mkdir等で別途作成することも可能です。

Chef用のユーザを作成した場合には、sudoコマンドが使えるようにします

グループへの追加

idコマンドでユーザーの情報を確認します

Chefの使い方

ここからは作成したchefuser01で再度ログインしなおしてください。

Knifeの設定を行います。/home/chefuser01/.chefディレクトリ作成し、

/home/chefuser01/.chef/knife.rbファイルを作成し以下の通りに記載します。

つぎにChef-Soloの設定を行います。/home/chefuser01/cookbooksディレクトリを作成し

以下の通りに記載します。

ここまで準備が出来たら最後にクックブックを作成してみましょう。
sample_cookbook という名前のクックブックを作成します。
下記のコマンドを実行すると、クックブックのテンプレートが展開されます。

/home/chefuser01/cookbook 以下にsample_cookbook というクックブックが作成されます。

レシピの作成

クックブックの作成が終わりましたので、次にレシピの作成をします。

ここでは、リソースを使用してレシピを作成します。
リソースは、レシピで状態を定義するために作成された言語です。
例えば、ディレクトリが作成されている。パッケージがインストールされている。など同じフォーマットで様々な状態を定義できます。

基本的なフォーマットは以下の通りです。

それでは、リソースを使用して実際にレシピを作成してみましょう。
下記のレシピでは、/tmp以下にfolderというディレクトリがある状態を定義しています。
また、所有ユーザや権限の設定も同時に行っています。

/home/user01/cookbooks/sample_book/recipesディレクトリにsample_recipe.rbという名前のレシピを以下の通りに作成します。

実行するレシピ・クックブックの登録

ノード(Chef-Client/Chef-Soloを実行するマシン)に実行するレシピを設定します。
ここではファイル名をnode.jsonとし、先程作成したレシピをランリストに設定しています。基本的なフォーマットは以下の通りです。

/home/user01/node.jsonファイルを作成し以下の通りに記載します。下記のファイルは、ノード固有の変数やランリストと呼ばれる実行レシピリストを定義します。

これで準備完了となります。

実行

準備が整いましたのでChef-Soloを実行してみましょう。
/home/user01で以下のコマンドを実行します。root権限が必要となるため、ここではsudoを使用して実行します。

/tmp以下に、“folder”という名前のディレクトリが存在することを確認しましょう。
また、ファイルのowner・group・modeも定義した内容になっているはずです。

Chefはレシピとノードの状態を比較し、異なる場合のみ変更を行います。
そのため、レシピの定義と同じ状態でChef-Soloを何度実行しても同じ実行結果になります。
このように何度実行しても同じ状態になる特徴は、冪等性(べきとうせい)と呼ばれています。

以上がChefのインストールと使い方になります。

レシピは非常に簡単な内容でしたが、まずこの基本を理解することが大事です。
最後となる次回は、クックブックの紹介とまとめです。

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第1回 サーバー設定ツール「Chef」 (1/3)

2014/10/28 技術系 投稿者:佐藤

近年注目されているサーバー設定ツール「Chef(シェフ)」は、ファイルに記述した設定内容に応じて自動的にユーザーの作成やパッケージのインストール、設定ファイルの編集などを行うツールです。

今回はこのChefについて、概要及び環境の構築方法と使い方について全3回にわたり紹介します。

—————————————————
第1回:Chefの概要
・Chefとは?
・Chefの特徴
・Chefのメリット
・Chefによるサーバー管理構成
—————————————————

—————————————————
第2回:フレームワーク「Chef」の基本
・用語解説
・Chefのインストール
・Chefの使い方
—————————————————

—————————————————
第3回:まとめ
・クックブックの紹介
・まとめ
—————————————————

尚、この記事は以下のような人を対象としています。

・Chefってどういうものなの?
・Chefって色々な用語があって難しそうだけど、どうすれば簡単に始められるの?

本記事でサーバーはCentOS6.5を使用し、Chefの構成はサーバ一台で完結出来るChef-Soloをメインとした内容となっていますが、Chefは他のLinuxディストリビューションだけでなくWindowsにも対応しています。

Chefとは

Chef(シェフ) とは Ruby 製のシステム構成管理ツールでインフラの構築を自動化できます。

サーバ構築を行ったことがあればほとんどの方が経験していると思われる「手順書」の作成。
手順書から各コマンドをコピペし、
初期設定をして
ユーザ作成をして
DBを入れて
Webサーバを入れて
後から他のパッケージが必要になったから手順書を変更して、、
これではいずれミスが発生してしまいます。

Chef はこうしたインフラ構築をすべてコードで管理することでシステム構成の把握を容易にし、ミスが出やすい手動オペレーションを減らします。

一度コードを作成してしまえばサーバの台数によらず全部自動化できるためこれにより大幅にインフラエンジニアのリソースを削減できるようになります。

尚、Rubyはプログラミング言語ですが、Rubyの文法を1から学ぶ必要はありません。

上記のような比較的分かりやすいコードで作成していくため、プログラマーでなくともなんとかなります。(実際、私もプログラマーではありません)

Chefの特徴

レシピと呼ばれる設定ファイルにコードを記述してシステムの「状態」を管理するのが特長です。

インフラ構築のための「手順」を管理するのではなく、システムの「状態」を管理するという部分がミソとなります。

レシピについての詳細は後述しますが、Chefのレシピにおいて重要な考え方として、「冪(べき)等性を保障する」というポリシーがあります。
これは、同じサーバに何度も Chef 実行を繰り返しても、同じ結果が得られることが保証されるという性質です。

Chefのメリット

Chefによりインフラ構成をコードで記述し,自動化するメリットには次のようなものがあります。

自動化によるコスト削減
 環境構築の自動化により、構築コストの削減ができます。

・複数台へ一括適用
これまでは、サーバの台数分だけ作業を繰り返す必要がありましたが、Chefを使えばサーバの台数が増えても、作成したコードを適用するだけで済むためインフラ構築にかかる時間を削減できます。

・作業ミスが発生しない
手順書を元に手動で作業する方法では、手順を抜かすなど作業ミスが起こる可能性がありましたが、Chefを活用すれば、手順を間違える心配はありません。

Chefによるサーバー管理構成

Chefには、Chefサーバーによるサーバークライアント構成と、Chef-Soloによる単体構成の二通りの使い方があります。

Chefサーバーは大規模なサーバー群を一括管理する時に便利です。その代わり、導入が少し面倒です。

ChefServer

Chef-Soloは導入が簡単なため、小数のサーバーをChefで管理する時に便利です。その代わり、各サーバー内にログインして毎回Chef soloを実行する必要があります。

ChefSolo

今回の記事は入門向けとなりますので、Chef-Solo について紹介しますが、Chef-Soloで使うクックブックやレシピはChefサーバーでも共通して使えます。

次回は、クックブックとレシピの役割を中心に、Chef のインストールから使い方までをご紹介します。

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仕事がはかどる!SSDで業務改善!

2014/10/23 ビジネス系 投稿者:竹内

ちょっと前までHDDの読み書きがPCのボトルネックと言われていましたが、SSDの登場によって随分と変わったように思います。
最初は高価なものでしたが各社が技術と価格の競争をしていて、価格も落ち着いて来ています。
今後はSSDの低価格化、大容量化が進み、HDDよりも普及が進んで行くことは間違いないでしょう。
そこで今回はHDDからSSDに変更することによって、どれだけ業務の効率化が見込めるか実際に業務アプリを動作させてみて調査、検証を行いました。

SSDとHDDの違い

SSD(ソリッド・ステート・ドライブ)はUSBメモリのようにデータの読み書きを行います。
それに比べてHDDは高速回転しているディスクにデータの読み書きを行います。
SSDの方が読み書きが速く、HDDのように回転している部分が無いので省電力、低発熱、振動に強い等の利点があります。
欠点として、データ容量大きいものは価格が高い事が挙げられます。
2014年10月現在、2TBのHDDが8,000円ほどで買えるのに対し、512GBのSSDが30,000円ほどとなっております。

SSHD(ソリッド・ステート・ハイブリッド・ドライブ)とは

SSDの利点とHDDの大容量を実現するものです。例えばSSD8GBとHDD1TBを組み合わせたストレージで、よく使うデータ(OSやアプリケーション)、最近使われたデータ等はSSDの部分に保存され、そうでないデータはHDD部分に保存することによって、データの読み書きを速くした上で大容量を実現できます。

検証前調査と準備


検証ストレージ

今回は
ちょっと前のPCでありがちな「Core 2 Duo」のCPUが載っているPCにWindows8を新規インストールして検証を行います。
・3.5インチHDD320GB(もともと搭載されていたもの)
・SSD 256GB(CFD:CSSD-S6T256NHG6Q)
・SSHD 1TB(Seagate:ST1000LM014)
の3つにおいて、
ビジネスパソコンで使った場合の動作について業務の効率化の面から検証を行おうと思います。

Windows7や8ではOS自体がSSDを最適に利用できるような機能がはじめからあるそうです。
また、Core 2 Duo世代のPCでは最新のSATA3.0というデータ転送規格に対応していないのでSSDの性能を十分に発揮できないようですが、それでもHDDに比べて速度の改善は見込めるそうです。

検証結果

まずは各ストレージの性能比較


検証ストレージ

圧倒的にSSDの方が速い!

SSDとHDDの比較においてはどれも圧倒的にSSDの方が速いようです。
HDDとSSHDの比較では、一部書き込みについてHDDよりもSSHDの方が遅い部分があります。
これはHDDが7200rpmに対しSSHDが5400rpmであるため、データをディスク部分に書き込んだ場合はHDDの方が速いと言うことでしょうか。

続いて
PCの起動と終了、ビジネスソフトウェアの起動時間とエクスペリエンスインデックスも掲載しておきます。

HDD SSHD SSD
エクスペリエンスインデックス
ディスクのデータ転送速度
5.9 5.9 7.3
PCの起動 31秒 22秒 16秒
PCの終了 8秒 7秒 4秒
Office2010
(Word、Excel、PowerPoint)
3秒 3秒 1.5秒
Adobe Illustrator CS5 39秒 31秒 9秒
Adobe Photoshop CS5 22秒 15秒 8秒

PCの起動(OSの動作)について

快適さは数字以上に実感できる!

体感でも分かるほどSSDは速いです。
また、HDDは起動したあともカリカリ何かを読み込んでる状態でしばらく動作が重い感じがしました。

SSHDはHDDとそれほど変わらないような数値ですが、動作のひとつひとつはSSDに近いものがあり、HDDのようなカリカリもなく、サクサク動いている気がします。
SSHDの速い部分にOSがうまく載っているのでしょうか。

結果と考察

HDDと比較してSSD/SSHDの速度、快適さは数字以上に実感できると思います。
HDDではアプリの起動や切り替えなど、常に何かしら読み込んだり書き込んだりしている感じがして全体的に動作がもたついているようです。

OfficeやAdobeソフトについて

重いアプリでの起動速度はSSDがとても速い!

Office製品は同じマイクロソフトなのでWindows8との相性が良いのか、HDDでもSSD/SSHDでも起動は問題なく速いです。
起動よりも保存を行う際にSSDはやっぱり書き込みが速いなーと感じました。

Adobe製品はIllustratorとPhotoshopの起動速度を測ってみました。
重いアプリでの起動速度はやはり読み込みの性能に比例してSSDではとても速い結果となりました。
SSHDではアプリの容量が大きいのかディスクの箇所に保存されているらしく読み込みはHDDとそう変わらない結果となりました。
SSHDは良く使うアプリが速い部分に保存されるよう最適化が進むらしいので、しばらく使っているとまた違った結果になるかもしれません。

結果と考察

OfficeはHDDでも普通に速いが、保存の際はやはりSSDが速い結果となりました。
Adobe製品など重いアプリでは起動だけでなく、次々に画像を開いたり保存したり貼り付けたりと実運用ではSSDが圧倒的と感じました。
SSHDは数値の面で振るわない結果ではあるのですが、OSがサクサク動いている分HDDと較べても体感速度は良く、データ配置の最適化が進めばもっと良くなるのではないかなと思いました。

検証環境の構築について

今回の検証にあたり各ストレージでの検証環境を用意する際のインストールにかかった時間もあわせて載せておきます。
(Windows Updateや各ソフトウェアの更新の時間は省いておりますが、実際には更新ファイルのダウンロードに時間がかるためにこのアップデートの時間が大半を占め、1ストレージにつき4~5時間かかっています。)

HDD SSHD SSD
Windows8 64bit 27分 12分 9分
Office2010 18分 19分 7分
Adobe CS5 WebPremium 40分 28分 16分

全てインストールディスクからインストールを行っております。
結果としてはやはりSSDが速く、SSHDもそこそこ速い形となっております。
SSHDはSSDの部分をキャッシュとして使うようですので、インストール時の一時ファイルの置き場として使うことで高速化につながった可能性があります。

この事は、弊社がお客様へPCをセットアップして納品する際の作業効率のアップに繋がるのではないでしょうか?
もちろん実際にPCをご利用になるお客様が速いPCを使えるということが最大の利点ではありますが。

結果のまとめ

SSDについて

OSがサクサク動く事によってPC全体の動きが劇的に改善されているように思います。
HDDでは数年使っていると全体的に動作が重くなってしまったりすることが多いですが、SSDにすることでその辺も改善されるのではないでしょうか。

SSDの唯一の弱点は容量ですが、昨今業務の現場ではファイルサーバ上に重要なデータを置いておく事が多くPC本体に保存するデータは一時的なものであったり、
メールのデータくらいなのでデジカメの画像をマイピクチャに貯めこんでいくといったような使い方でなければ問題は無いと思います。

SSHDについて

SSDと同様、PC全体の動きが改善されています。「速さも欲しいし、大きなデータをPCに置いておきたい」と言う用途に良いと思います。
しかし、SSDに大容量と言うイイトコ取りといった感じではあるのですが、「HDDよりは確実に良いが容量問題がクリアできるならSSDで良い。」ということが言えると思います。
一時期「PS4に載せるのが良いらしい。」と話題になりましたが、SSHD自体あまり種類がなく、手軽に入手できるのは今回のSeagate製と東芝製の2つくらいしかありません。
SSDの容量の大きい物が安くなっていけば収束していってしまうのでは無いでしょうか。
各社ともSSDの技術開発の方に力を入れているのかなと思います。

SSD導入による業務改善

検証の結果により、SSDを導入することによりPCを使った全ての動作が速くなると言えると思います。
仮にSSDの導入で「1日5分」節約が出来たとします。企業平均年間休日(休暇)110日とし、255日を出勤日とすると、
5(分)×255(日)=1,275(分)=21.25(時間)
となります。いち社員が21時間仕事に費やすことによって生み出す利益を考えると、SSDを導入するのにかかる費用は簡単に取り戻す事ができると思います。
しかも、PCを使って仕事をする社員が10人、20人、30人といらっしゃる場合はどうでしょうか?
年間を通して大きなプロジェクトをひとつふたつ余分に出来るかもしれません。
「時は金なり」と良く言いますが、PCで作業をすることが増えた昨今、PC作業の効率化が企業の売上、利益向上につながるといえるのではないでしょうか?

最後に

今回デスクトップ型PCの業務改善目的としてSSD/SSHDの検証を行いました。
デスクトップに限らず、SSDの利点である「低発熱、省電力、耐震性」についてはノートPCに向いていると思います。
ノートPCはHDDの入れ替えが難しいものがあったりするので、今後新しく買うときにはSSDが載っている状態で購入するのが良いかもしれません。

また、ひと昔前のatomやCeleronを使っていたモバイルPCなど、低スペックノートPCはSSDと新しいOSでまだまだ使えるPCになるのではと思います。
また機会があればちょっと昔のノートPCにSSDを入れてみたいと思います。

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第6回 WideOffice ~カスタマイズ事例紹介・今後の展望・料金体系~

2014/10/21 ビジネス系 投稿者:細谷

6回目となる今回はWideOfficeのカスタマイズについてご紹介いたします。

一般的なグループウェアではその企業の特殊な運用にマッチしていないことも多くあります。WideOfficeではそんなお客様のご要望に合わせて専門的な機能を追加したり、既存機能をカスタマイズしています。

・カスタマイズ事例

下記の画像はこれまでに紹介した画面とだいぶ異なります。細かい業務項目や、機械種別など特殊な設定項目があるのがご覧いただけると思います。
こうしたカスタマイズはお客様と打ち合わせを行い、必要な機能を開発してWideOfficeに組み込んでいます。

■その1
WideOfficeに訪問介護システムを組み込んで実際に使用されている画面を紹介いたします。

sample02

介護士の方が訪問する際のスケジュール表としてご利用していただいています。
sample01

WideOfficeの機能とは全く別の機能になりますが、応用すれば上記のような詳細な管理表をご利用いただくことも可能です。

sample03
お客様のご要望により売上集計機能も備えています。
その他介護サービスの運営をサポートするような機能が盛り込まれています。

■その2 ※画面は旧バージョンのWideOfficeです。
WideOfficeに業務報告・情報提案・顧客情報という独自の機能を追加して運用されている画面です。
kasutamaizu
専用のチェックボックスや項目が多数追加されています。

情報提案
kasutamaizu2

顧客情報
kasutamaizu3
営業部門が顧客情報を整理し、営業展開に活用できるよう専用にカスタマイズされています。

今後の展望
WideOfficeには通常の業務によく使われる機能は備えていてグループウェアとしては完成の域にありますが、お客様からご要望頂いている機能については随時追加・改良を重ねていく予定です。
業務の運用方法は企業の数だけあると言っても良いと思います。
・その企業に合ったグループウェアとは何か?
・多くの利用者に広く受け入れられる仕様は何か?
そうしたことを常に考慮して、WideOfficeを導入して業務効率が上がったよ! という言葉を多く頂けるようこれからも利用者とともにWideOfficeは成長していきます。

・料金体系

契約内容 新規契約料金 月額料金 利用可能ユーザー数
基本ライセンス 5,000円 3,000円 5ユーザー
追加ライセンス 500円 1ユーザーごと
独自ドメイン利用 要相談 1,000円
独自サーバ利用 VPS 要相談 5,000円
独自サーバ利用 専用SV 要相談 25,000円

*1ユーザーあたりの容量は5GB
*利用人数が多い場合は、無制限も可能です。
*保守・サポート契約も別途承ります。

カスタマイズについてはご相談ください。詳細については知りたい方はご連絡をお願い致します。

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第5回 WideOffice機能紹介 ~管理画面・セキュリティについて~

2014/10/16 ビジネス系 投稿者:細谷

5回目となる今回は管理画面・セキュリティについてご紹介致します。

管理画面の項目としては下記の項目がございます。
———————————————————————————————————————–
■システム設定
・ユーザー設定
・ユーザー一括更新
・グループ設定
・会社設定
・会議室管理
・ワークフロー管理
・作業記録管理
・日報テンプレート
・アクセス許可IP設定
・強制ログアウト
■マスター管理
・役職
———————————————————————————————————————–

・ユーザー設定/ユーザー一括更新

WideOfficeを使用するユーザーを作成することができます。ユーザーの基本的な情報の入力、権限の設定などWideOfficeを使用する上で一番基本的な部分を設定します。
ユーザー設定画面part1
ユーザーカンリ1

ユーザー設定画面part2
ユーザーカンリ2

ユーザー設定画面part3
ユーザーカンリ3

大量のユーザーがいる場合は、配置転換の時期などに管理者はその変更が大変になります。WideOfficeでがユーザー一括更新機能を備えており、所属部門やワークグループをまとめて一括更新をすることができます。
ユーザー管理4

そんな設定項目の中でポイントをいくつか紹介したいと思います。

~~~~~ユーザー設定項目のちょっといい機能!~~~~~
・別名で登録ができます。
例えば、A会社に所属しているときは鈴木専務ですが、関連会社のB会社にいるときは鈴木常務と呼ばれている場合、それぞれのA会社とB会社のWideOfficeでの表示する名前を変更することが可能です。

・スマートフォンからのアクセスについても制御できます。
スマートフォン・パソコンからのアクセスに対応していますが、スマートフォンからのアクセスを制限させたいときに設定が可能です。

・ユーザー設定から検索ができます。
ユーザーカンリ7
ユーザー数が多くても検索機能を使えば、編集対象を簡単に見つけられます。

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

以下の管理画面の項目については、ほぼ設定項目の追加やマスター管理の機能になります。
重複する箇所もありますので過去の記事と合わせてみていただければ幸いです。

・グループ設定/会社設定
ユーザーが所属するグループや会社を新しく追加したい場合に操作します。
ユーザーカンリ4

・会議室管理

会議室のカテゴリーを新たに追加することができます。カテゴリーを分けておけば管理がしやすくなります。

・ワークフロー管理
ワークフローの項目・テンプレートなどを設定できます。詳細は第3回をご覧ください。

・作業記録管理
作業記録機能の各各項目を設定することができます。それぞれ業務区分、作業区分、作業、顧客管理について設定ができます。詳細は第4回をご覧ください。

・日報テンプレート
日報のテンプレートを作成することができます。グループ名とユーザー名の置換文字列を入れておくと日報メールに自動的に部署名と名前が表示されます。
ユーザー管理
■マスター管理
・役職
社長や部長などの役職について設定することができます。新たな役職を追加したい場合や変更したい場合に設定をします。

~~~~~セキュリティに関する特集【管理画面】~~~~~
・アクセス許可IP設定
WideOfficeにアクセスできるIPアドレスを設定できます。本社や事業所からのIPアドレスからのアクセスのみ許可し、その他のIPアドレスからのアクセスを制限することができます。

・アクセスログ
WideOfficeへアクセスしてくるユーザーの情報を確認することができます。アクセスログを見ることにより不正なアクセスがないか確認ができます。
アクセスログに表示される項目は下記の通りです。

・アクセス日時 ・氏名 ・ログインID ・パスワード
・IPアドレス ・HID ・結果 ・サイト区分

結果にはどうしてログインができなかったのか理由が表示されるため、原因をすぐに知ることができます。
検索機能も使用できるため、ログが増えてしまってもすぐに確認ができます。特に結果で検索をかけられるのが便利です。

・強制ログアウト
WideOfficeを使用している全ユーザーを強制的にログアウトさせます。メンテナンスを行う関係でどうしてもログアウトさせなければならない場合などに利用します。

~~~~~セキュリティに関する特集【その他】~~~~~
・USBトークンに対応しています。
*USBトークンとは?・・・パソコンのUSBポートに接続して使う小型の認証機械のこと。
「IPアドレス制限をかけて特定の場所からしかアクセスをできないようにした状態にしたけれど、やっぱり別の場所でも使いたい!」といった場合にUSBトークンが必要になります。
USBトークンをパソコンに接続することでWideOfficeへのアクセスができるようになります。

・それぞれのユーザーのパスワードの期限を決めることが可能です。
ログインする際に必要になるパスワードですが、すっと同じパスワードを使い続けているのはセキュリティ上よくありません。できれば定期的にパスワードを変更したほうが万全です。
WideOfficeではパスワードに有効期限を決めて運用することできます。有効期限になるとパスワードの変更を促す通知をしてくれます。

・SSLに対応しています。
*SSLとは・・・インターネット上で通信を暗号化する技術です。 SSLを利用してパソコンとサーバ間の通信データを暗号化することで、第三者によるデータの盗聴や改ざんなどを防ぐことができます。
WideOfficeにもSSLを対応させることができるため、安心してご利用していただけます。
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次回はカスタマイズ事例や料金に関することについてご説明致します。

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第4回 WideOffice機能紹介 ~アンケート機能・共有フォルダ機能・作業記録機能・作業日報機能~

2014/10/14 ビジネス系 投稿者:細谷

紹介する機能も残り少なくなってきました。4回目となる今回は下記の機能についてご説明致します。

————————————————
アンケート
共有フォルダ
作業記録
作業日報
————————————————

・アンケート機能

社内でアンケートを実施することができます。実際に紙でアンケートを実施する場合と比べて、配布、集計に時間を取られることはありません。
アンケート
上記がアンケートの作成画面になります。
アンケート名、アンケート内容、質問一覧を記入して公開することができます。質問の形式がテキスト入力、チェックボックス、ラジオボタン、テキストエリアがあり質問がわかりやすくなっております。

~~~~~アンケート機能のちょっといい機能!~~~~~
・アンケートの回答者や未回答者が一目でわかります。
アンケート公開後にアンケートの回答率、回答者、未回答者、対象者が表示されます。アンケートの回答の進捗状況が把握できるため未回答者を減らすことができます。

・実施期間が設定できます。
アンケートを作成時に実施期間を指定することができます。期限を過ぎてしまった場合は回答することができません。

・公開基準が設定できます。
アンケートの公開基準を事業部ごと、グループごとに設定することができます。他の事業部に知られたくないアンケートや特定のグループにのみアンケートを実施することもできます。

・集計結果がボタン一つで取得可能です。CSVファイルにも変換できます。
それぞれのアンケート画面から【集計】ボタンを押すだけで、詳細なアンケートの回答結果を見ることができます。さらに、ダウンロードボタンを押すだけでCSVファイルへと変換が可能です。

アンケート9

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

・共有フォルダ機能

kyouyuu
WideOffice上でファイルの共有が可能です。様々なファイルをフォルダごとに分けて管理することができます。データのキャビネットとして、簡易的なクラウドストレージのようにお使い頂けます。

~~~~~共有フォルダ機能のちょっといい機能!~~~~~
・フォルダの公開基準が設定できます。
特定のグループにだけフォルダを公開することができます。他部署に見せたくないようなファイルのやり取りなども可能です。
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

・作業記録機能

日々の業務の中で行った作業内容を記録します。後述する作業日報機能と合わせて使用するとそれぞれの社員が一日どのような作業をしたのか把握することができます。
sagyou

登録する項目に関しては管理画面から編集することが可能です。
・業務区分 ・作業区分 ・作業 ・顧客管理の項目を設定して記入しやすいように編集ができます。

・作業日報機能

一日の作業を日報として発行致し、メール送信をします。
sagyounippou

テンプレートを自由に設定ができるため、業務にあった日報を書くことが可能です。業務日報を紙で書いた場合、記述する手間や管理する手間がかかるかと思いますが作業記録機能、作業日報機能を使えば効率化が図れます。

作業記録と作業日報の概要は上記で紹介した通りです。続いて、もし日報機能がなかった場合の問題点とその問題点を克服してできたこだわりの部分をいくつか紹介したいと思います。

*-*-*-作業記録・作業日報機能を搭載するまで*-*-*-

弊社では作業記録・作業日報をメールでやり取りをしていました。メールでもある程度テンプレートや記述方法を決めて作成することにより日報を書くことはできましたが、日報の作成や集計でとても時間が掛かってしまい非効率でした。

そこで、WideOfficeに機能として搭載し、日報の作成の効率化を図りました。

弊社が日報内容で抱えていた問題点は以下の通りです。
———————————————————————————————————————–
・作業区分が書く人によって内容がまちまちになっていた(集計時に問題)
・顧客(ユーザー)に対しての対応履歴がデータベース化されておらず、情報の共有化が非効率だった
・どの作業にどれくらいの時間を費やしたのか、作業の量や難易度が分からない状態だった
・一日の終わりに作業日報を作成する段階でその日の作業の内容を忘れてしまうことがあった
・メール(テキストデータ)で日報を作成していた為、集計作業に時間が掛かっていた
———————————————————————————————————————–

これらの問題を解決するべくWideOfficeでは作業記録・作業日報機能を搭載するにあたって下記のような部分にこだわりました。

~~~~~作業記録・作業日報機能のまとめてちょっといい機能!~~~~~
・業務区分と作業区分を明確にして項目として作成しました。
入力をできるだけ簡素化・統一化するために管理画面でマスタ化するようにしました。

・作業日時、作業工数、作業難易度を選択できるようにしました。
各社員がどのような作業をどれくらい時間かけているのかを把握することができるようになりました。

※上記二つの項目は全てマウス操作だけで完結する為、効率良く作成できます。

・顧客ごとの作業記録が一目で確認ができます。
顧客・作業区分・業務区分などの条件によって検索をすることができ、作業記録を確認することができます。顧客に対しての過去の対応履歴を知ることができ、情報の共有ができるようになりました。

・顧客の情報を事前に登録が可能です。それにより予測変換にも対応致しました。

顧客の情報を入力する際に数ある顧客の中から一つを探すのは非常に手間ですが、顧客の名前をある程度入力するだけで予測変換をしてくれるため入力がとてもスムーズです。

・WideOfficeからエクスポート可能になりました。

WideOfficeからエクスポートボタンを押すだけで、CSVファイルとして取り出すことができるようになりました。集計する手間が省けます。

・作業記録機能と作業日報機能は連動しています。

作業記録機能で記述したものがそのまま作業日報機能の作業内容に記載されるため、同じ内容を書かずに日報が作成できます。
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

弊社としても作業記録・作業日報に関してはどうにかして効率化できないかと頭を悩ませた部分でもありますので、同じような悩みを抱えている方にとって良い機能になっていると考えています。

次回は、管理画面、セキュリティなどについてご紹介していきます。

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第3回 WideOffice機能紹介 ~ワークフロー機能・閲覧機能

2014/10/09 ビジネス系 投稿者:細谷

3回目となる今回は下記の2つの機能を紹介いたします。

——————————
・ワークフロー
・閲覧
——————————

・ワークフロー機能

ワークフローとは稟議書や休暇申請、交通費申請などの認証を必要とする業務のことをいいます。
WideOfficeワークフロー機能を使えば下記のような申請書が効率よく作成・管理できます。

交通費申請 備品・消耗品購入届け 休日出勤申請 休暇申請
押印申請 作業報告書 時間外勤務申請 出張申請
名刺発注申請 機器購入申請 稟議書 事前費用申請


グループウェアにワークフローの機能があるメリット

・誰が何の申請を出して、誰の認証待ちなのか一目で分かる
・上司が出張などで不在な時でも確認・認証処理が可能
・ ペーパーレス化およびデータベース化できる

では実際にWideOfficeでのワークフローの流れと機能をご説明致します。 (さらに…)

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第2回 WideOffice機能紹介 ~デスクトップ・スケジュール・伝言メモ・掲示板・会議室 ~ 

2014/10/07 ビジネス系 投稿者:細谷

今回からWideOfficeにどんな機能があるのかご紹介していきます。
項目としては以下の順で説明していきます。

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・デスクトップ
・スケジュール
・伝言メモ
・掲示板
・会議室
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(さらに…)

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