メール誤送信対策

2019/07/16 What's Up, 技術系 投稿者:長澤

メールは一度送ってしまうと、基本的には送信を取り消すことはできません。
メール送信するときは宛先、CC、本文、添付ファイルなどに注意して送信していると思いますが、100%誤送信をなくすことはできません。
また、添付ファイルには他に漏れてはマズい機密情報が記載されているものもあります。この場合、ファイルを暗号化しパスワードは別のメールでお知らせするのが一般的ですがそのまま送ってしまう方もいるかもしれません。情報漏えいにもつながるので添付ファイルの暗号化はとても重要です。
そのため誤送信や情報漏えいを防ぐための仕組みが数多くあります。
今回はその中で

  • 送信メールの一時保留
  • 添付ファイルの暗号化

を紹介します。

送信メールの一時保留

送信メールの一時保留は

  • 宛先の間違い
  • 添付ファイルのつけ忘れ、間違ったファイルの添付
  • お客様の敬称間違い

などのうっかりミスを、送信メールの一時保留で防止します。

仕組み


メール送信の一時保留はメール送信をした時に自社や契約しているサービスのサーバ内でメール送信を一時保留します。
設定した内容によって一時保留時間が5分経過したら自動で送信したり、専用の管理画面で内容を再確認してからメール送信ができるようになったりと細かい設定ができます。

添付ファイルの暗号化

添付ファイルの暗号化は、送信者が添付ファイルを送信する時の煩わしい手間を省いてくれるとともに、自動で添付ファイルを暗号化してくれるので重要な情報が記載されたファイルも安心して送信することができます。

仕組み


添付ファイルの暗号化は送信したメールにファイルが添付されている場合、自動でzip暗号化されて送信される機能になります。複数のファイルがある場合でもまとめてzip暗号化されます。zip暗号化されたファイルを解除するためのパスワードは一定時間をおいてから別メールで送信されます。

メール送信の一時保留+添付ファイルの暗号化

メール送信の一時保留と添付ファイルの暗号化について説明しましたが、この2つを組み合わせて利用することも可能です。

仕組み


添付ファイルのメールを送信する場合、添付ファイルは暗号化されメールは一時的に送信が保留されます。メールに問題なければ

  1. メール本文+暗号化された添付ファイル
  2. パスワードが記載されたメール

の順番でお客様へメールが送信されます。

まとめ

メール送信の一時保留と添付ファイルの暗号化は誤送信対策の中でも一般的な機能になります。
その他にも

  • 条件による送信拒否
  • 上司承認
  • 送信メールのアーカイブ
  • 宛先のBCC変換

などさまざまな対策があります。
取引先とのメールのやりとりは切り離すことはできません。
1通の誤送信でお客様の信用を失ってしまうこともあります。そうなる前に自社の運用ルールを見直しその会社にとって必要なサービスを導入することが大切です。
決してサービスに合わせた運用ルールにしてはいけません。
もし、どのような運用ルールが良いのかわからないときはネディアにご相談ください。お客様のヒアリングをもとに一緒に運用ルールを考え最適なサービスを提供いたします。

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