業務資料の情報を共通化する – 重複入力を減らすための取り組み

はじめに

業務では、ラック構成図、サーバー管理台帳、申請書など、目的の異なる資料を作成します。
ただ、資料を作成する中で少し気になることがありました。
例えばサーバーを1台追加するとき、
・ラック構成図には「どこにマウントするか」
・管理台帳には「どのサーバーなのか」
・申請書には「なにを追加するのか」
を記録する必要があります。
これらの資料にはそれぞれ役割がありますが、
管理番号やIPアドレス、ホスト名、マウント位置など、複数の資料で使う情報もあります。
これまでは、資料を作成する際に、それぞれの資料へ同じ情報を入力していましたが、
「一度入力した情報をいろいろな用途で使えばいいのでは？」と考えました。

今回はこの考え方をサーバー管理業務に適用し、サーバー情報を一つのシステムで管理する仕組みを作りました。

情報を一つのシステムで管理する

今回の仕組みを考えるうえで、まず資料ごとにどのような情報を扱っているのかを整理しました。
例えば、以下のような情報があります。

このように、資料ごとに扱う情報は異なりますが、共通して使われる情報があります。
そこで今回は、資料を中心に考えるのではなく、
管理対象であるサーバーの情報を中心にして、必要な資料や機能に利用する
という考え方に変えてみました。
イメージとしては以下のような形です。

システム上でラックマウントを行うと、
・ラック構成図には、サーバーの配置情報として反映する
・サーバー一覧には、現在の管理情報として表示する
・変更履歴には、ラックマウントの操作内容として記録する
・記録された変更履歴をもとに、申請書を発行する

といったことができます。

実際の画面

ラック構成図

サーバーの配置やLAN配線を登録できます。
ラックのマウント位置をクリックすることでサーバーを配置できます。

ラック構成図：サーバーの配置状況を表示

サーバ一覧

上の図のようにシステム上でラックマウント（配置登録）したサーバーは一覧で確認ができます。

管理台帳：現在のサーバー管理情報を表示

変更履歴

マウントやIPアドレス変更など、システム上で行った操作を履歴として確認できます。

操作履歴：ラックマウントなどの操作内容を記録

申請書

操作履歴の情報をもとに申請書を発行できます。

申請書：変更履歴の情報をもとに発行

何が変わったか

単純に入力回数を減らせるだけではありません。

◇重複入力を減らせる
同じサーバー情報を複数の資料へ、それぞれ入力する必要がなくなります。
一度登録した情報を複数の用途で利用できるため、同じ内容を繰り返し入力する作業を減らせます。

◇情報の更新箇所を減らせる
IPアドレスやホスト名などを変更する場合も、元となるサーバー情報を変更することで、各機能に反映できます。

◇情報の不一致を防ぎやすくなる
資料ごとに個別管理していた場合、「資料によってIPアドレスが違う」といった状態が発生する可能性があります。
元となる情報を共通化することで、このような情報の不一致を防ぎやすくなります。

◇過去の状態を確認できる
変更履歴を記録することで、現在の状態だけではなく、過去にどのような変更が行われたのかも確認できます。

まとめ

今回の取り組みでは、サーバー管理に関する複数の資料を題材に、資料ごとに情報を管理するのではなく、元となる情報を一つにして利用する仕組みを作りました。
「資料をどう作るか」ではなく、「その資料が扱っている情報を、どこで管理するのか」という視点で業務を見直すことで、重複した入力や更新作業を減らせる可能性があります。
今回はサーバー管理を題材にしましたが、同じ情報を複数の資料へ入力している業務であれば同じように応用できるのではないかと思います。
「この情報、さっき別の資料にも入力したな」という場面があれば、
仕組みを見直すきっかけになるかもしれません。

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