業務効率化に繋がる便利なツールの紹介

2017/12/19 その他 投稿者:栗原

こんにちは。栗原です。
間もなく入社3年目になります。
少しずつ業務にも慣れてきたので次のステップとして、
効率良く業務を勤められるよう心掛けているところです。
そこで今日は、上司や知人から教えて頂いた便利なツールの紹介をします。

Trello

お客様との打ち合わせなどのスケジュール管理は
グループウェアWideOfficeを使用しているのですが
個人でメモ帳代わりに使用しているのがTrelloです。
例えば、「15時から会議」はWideOfficeに記入しますが、
「T社への書類に印鑑」や「気になったブログのURL」など
WideOfficeに投稿する程でもない[やること]や[ちょっとしたメモ]をTrelloに書き込んでいます。
アプリもあるので、外出中でもメモを簡単に残すことが出来ます。

特徴はわかりやすくとてもシンプルなところです。
ブラウザでログインしてボードにリストを作成しカードを足していくという、
付箋を貼り付けるような感覚で利用できます。
リストにカードを作成して簡単にカードをドラッグ&ドロップで移動することが出来ます。
無料版と有料版がありますが、私は無料版で使用しています。

Trelloの使用画面

例えばですが「なるべく早め」「明日やること」「完了」などのリストを作成して
そこにカードを追加して使用します。

アプリもあります

ブラウザでログインして使えるのですが
IOS、Android対応のアプリもあり、同じくログインして使用することが可能です。
外出しているときなども、アプリを開けばすぐメモがとれるのでとても便利です!

追加して欲しい機能

とっても便利なTrelloですが、追加して欲しい機能があります。
作るのも移動するのも簡単なのですが、カードを削除するのに2クリック必要となります。

簡単にカードが作れるので私は1日に10枚以上追加しています。
それに伴い削除も毎日行っています。
Windowsのデスクトップにあるゴミ箱のようなものがあったらな~といつも思っております。

以上、Trelloの紹介でした。

SIGN

続きましてもう一つ紹介させて頂きます。
オンライン議事録作成ツールです。
社内会議や打ち合わせなどで使用しています。
以前はWordなどで議事録をとっていたのですが
打ち合わせ中にまとめきれず、後で時間をかけてまとめていました。
しかしSIGNは大まかな分類で分けて記入していくだけなので
あとから見返してもわかりやすい議事録作成ツールになっており
まとめる作業が必要なくなりました。
こちらも、無料、有料版とありますが私は無料版で充分に問題なく使用しています。

SIGNの使用画面

まずは、プロジェクトの追加を行います。

議事録作成ツールというプロジェクトを追加しました。
次に議事録一覧の追加をします。

年末準備の議事録作成にのため「年末に向けて」を追加しました。
日にち、時間、場所、参加者、書記の記入をし、
大まかに分類分けをするだけで後は箇条書きで追加出来るので
見やすい議事録を作る事ができます。

また、テキスト形式でエクスポートが出来るので、SINGを使っていない人への提供が楽だったりします。

テキスト形式でエクスポートをするとこのような感じになります。

■SIGN新規登録

SIGN:https://svgn.biz/

SIGNからGIJIへ!!

2018年にSIGNからGIJIという名前に変わり
新機能の追加や料金プランの変更が予定されているそうです。

サイトのTOPに大きく載っている、SIGNからGIJIへ!!

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
2018年、「SIGN」は「GIJI」へ名称を変更します。
それに伴い、新機能の追加、料金プランの変更を予定しております。
詳細は追ってお知らせします。
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

とのことです。
今のところ追加して欲しい機能などはなく満足して使っているのですが
やはり、新機能というと期待してしまいます。
楽しみですね。

そして1番気になる所は料金プランです。
無料版廃止なんて事になってしまったら…と思っている所でした。

まとめ

紹介させて頂いた2つのツールですが、今となっては無くてはならない存在です。
どちらもユーザー登録は5分以内に完了します。
簡単な登録で、毎日の業務が効率良く進められるかもしれません!
こういった無料で使用できるツールはたくさんあります。
是非、お試しください。

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